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Événementiel

Les meilleurs conseils pour exceller en tant qu’organisateur d’événements

Prenez les rênes de votre prochain événement et créez des souvenirs inoubliables !

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Le métier d’Event planner est un métier de plus en plus en vogue. L’organisateur d’événement organise tous types d’événement pour des particuliers et des professionnels. Il planifie et assure le bon déroulé de l’événement, sur toute la durée du processus de planification. Son objectif est de comprendre les besoins et les objectifs du client et de superviser le budget et les prestataires afin de répondre aux attentes des clients. Nous avons décidé d’interviewer 9 events planners afin de regrouper les meilleurs conseils pour devenir un excellent organisateur d’événement. À travers cet article, les responsables d’événements souhaitent non seulement partager leurs savoirs mais également vous encourager afin que vous saisissiez toutes les clés de succès et que vous soyez attentifs aux difficultés que peuvent rencontrer les professionnels de ce domaine. Utilisez les conseils d’Estella pour booster votre entreprise, fiez-vous à l’expertise de Jacquet et n’ayez pas peur de perdre de l’argent au début de votre carrière. Enfin, détendez-vous en pratiquant une activité sportive comme le propose Niouma.

Les meilleurs conseils pour exceller en tant qu’organisateur d’événements

    Les clés de succès Les défis

Les clés de succès

Le monde de l'événementiel est un secteur très concurrentiel. Il est indispensable de créer une stratégie solide pour booster votre agence. Pour cela vous devez définir votre cible et les personnes auprès desquelles vous souhaitez communiquer. Vous devez distinguer vos offres de celles de vos concurrents, et montrer aux prospects que vous serez le garde-fou de leurs événements.

  • 1er conseil : L’importance de votre travail

Le rôle de l’event planeur ne se limite pas simplement à la schématisation de l’événement auprès des clients, à la mise en place de décors, ni au gonflage des ballons. Mais, c’est en réalité une énorme stratégie qui commence dès la signature du devis jusqu’à la fin de l’évènement. À travers son témoignage, Sharon Silva, organisatrice d’événement chez Moody Event, nous fait comprendre qu'il est primordial de valoriser le travail de l’organisateur événements auprès du client. Celui-ci peut avoir des requêtes et des attentes mais dès lors qu’il fait appel à un responsable événementiel, il lui confie alors toute la responsabilité. Vous êtes ainsi chargés de la planification d’un moment de vie d’une personne.

  • 2e conseil : Choisissez une stratégie pertinente

Estrella Balbastre est une wedding business coach qui accompagne les professionnels de l'événement à développer des stratégies pertinentes afin de devenir rentables. Selon ses dires, une entreprise peut parvenir à booster son business, grâce à une stratégie de communication pertinente, elle rappelle souvent à ses clients de construire une stratégie basée sur la proximité. L’objectif est de créer une relation de confiance entre vous et vos clients. Pour cela, vous devez segmenter votre cible principale afin de vous concentrer sur un public cible. N’hésitez pas à parler des objections et des craintes que peuvent rencontrer vos clients afin de consolider cette stratégie.

  • 3ème conseil : Votre qualité d’écoute

Selon Lindsay Gene, fondatrice de Lyndsevent, considère que l’élément fondamental pour qu’un organisateur d’évènements prospère est sa qualité d’écoute. Il est important de se rappeler que l’évènement que vous organisez à une importance significative pour votre client. Les demandeurs ont des besoins et, ils s'attendent à ce que ces derniers soient respectés lorsqu’il vous confie l’organisation de leurs événements. Donc, tout au long du processus d’organisation, vous devez aller vers le client, le tenir informé, prendre le temps de l’écouter afin d’en apprendre plus sur sa personne. Ainsi, vous pourrez mettre en place une relation de confiance et mieux cerner les attentes de vos prospects.

  • 4e conseil : Priorisez votre bien-être

Dans le domaine de l'événementiel, il est facile de se sentir surchargé et débordé. Il est donc crucial de prioriser les tâches et de réserver un temps spécifique pour chacune d’entre elles. Un bon organisateur d'événements doit disposer d'un agenda ou d'un emploi du temps précis pour toutes ses activités quotidiennes. Cependant, pour réussir en tant qu'organisateur d'événements, vous devez faire preuve de rigueur, de créativité, d'un excellent sens relationnel et de résistance au stress. Niouma Mauricrace, wedding et event planner à la tête de l’agence So Majestic Event propose de nombreuses techniques pour gérer le stress et se détendre. Il est important de veiller à votre bien-être et, si possible, de pratiquer régulièrement une activité sportive.

  • 5ème conseil : Utilisez une boîte à outils

Pour assurer le succès de votre événement, il est indispensable de toujours avoir une boîte à outils à portée de main. Celle-ci doit contenir des éléments essentiels tels qu'une visseuse, des tournevis et d'autres outils nécessaires pour faire face à tout imprévu. Tina Towa de chez Tina Events, raconte que lors d'un événement, les étagères de sa structure en bois se sont cassées. Si elle n'avait pas eu sa boîte à outils, la pièce maîtresse de la fête n'aurait pas pu être réparée et l'événement aurait pu être annulé. Une boîte à outils vous permettra de gérer les imprévus et les urgences de dernière minute. Il est également important de prévoir des pièces de rechange, car il arrive que le matériel reçu soit incomplet, ce qui est inacceptable lors de l'organisation d'un événement. Soyez toujours préparés pour faire face à toute situation.

Grâce à tous les conseils récoltés par ces event planners, vous possédez toutes les clés pour assurer le succès de votre propre agence. À travers cet article, nous souhaitons encourager les organisateurs d’événements en devenir et les débutants à saisir toutes les opportunités et les clés de succès pour garantir leur réussite. Valorisez votre travail auprès de vos clients, mettez en place des stratégies pertinentes, communiquez efficacement pour établir une relation de confiance et prioriser l’écoute. Découvrez maintenant les conseils de quatre autres event planners qui vous présenteront les défis et les difficultés qu’ils ont pu rencontrer dans leur carrière.

Les défis

Les organisateurs d'événements sont souvent confrontés à des défis significatifs qui peuvent entraver la réussite de leurs projets. Parmi les principales difficultés, la gestion des imprévus joue un rôle crucial : annulations de dernière minute, problèmes techniques ou les imprévus peuvent rapidement déstabiliser même les plans les mieux établis.

  • 1er conseil : Suivez votre intuition

Dans ce domaine en particulier, vous devez vous fier à votre intuition. Jacquet Mégane, experte en planification chez Mc2 Mon Amour, affirme qu'il est très difficile de collaborer avec des clients ou des prestataires lorsque vous ne partagez pas la même vision des choses. Un événement est souvent minutieusement planifié, et il est crucial de pouvoir faire confiance aux prestataires et aux clients lorsque cela est nécessaire. Il est important d'instaurer un climat agréable pour chacun. Donc, si vous constatez que vous avez du mal à collaborer avec certaines personnes, ne forcez pas la situation et renvoyez-les vers d'autres collaborateurs pour éviter toute insatisfaction des clients.

  • 2eme conseil : N’ayez pas peur de perdre de l’argent au début

Samantha Lzeros de l'agence Lz'Lands Events, encourage tous les débutants qui souhaitent se lancer dans l’organisation d’événements à ne pas avoir peur de perdre de l’argent au départ. Dans son interview, elle affirme que bien que les débutants n’auront pas toujours des proches prêts à leur confier un événement pour montrer leurs capacités, il ne faut pas hésiter à offrir vos compétences à moindre coût, voire gratuitement, lors de vos premiers événements. Ces expériences vous permettront de faire vitrine et de démontrer aux futurs clients de quoi vous êtes capable. N’hésitez pas à utiliser une stratégie de proximité et travailler sur vos supports de communication afin d’attirer de nouveaux clients.

  • 3eme conseil : Offrez une plus-value

Francesca et Joanne, organisatrices d’événements spécialisées la décoration des événements professionnels et personnels, ont réalisé un sondage auprès des clients de leurs entreprises Festi-Joy Family pour estimer le prix de leurs offres. Les résultats ont montré que presque tous les sondés surestimaient le coût des services proposés par Francesca et Joanne, en donnant des tarifs bien plus élevés que ceux réellement pratiqués. Elles conseillent aujourd’hui de ne pas se fier uniquement au prix pour évaluer vos offres. Au lieu de cela, développez un maximum de valeur ajoutée pour vous démarquer de la concurrence et assurez un accompagnement unique à vos clients. De cette manière, vous serez sûrs d’attirer toujours plus de clients.

  • 4eme conseil : Maximisez votre temps

Il est essentiel de prioriser vos tâches et de définir un temps pour chaque mission. Le temps constitue une ressource non renouvelable. L’un des défis auxquels est confronté un organisateur d’évènements va être la gestion du temps parce que c’est une ressource qui est très limitée et qui n’est pas renouvelable. Aude Grosbois vous donne 3 conseils pour optimiser votre temps :

  • Organiser : vous devez continuellement savoir ce que vous avez déjà fait, ce que vous devez faire et ce qu’il vous reste à faire. Cela vous permettra d’être encore plus efficaces.
  • Anticiper : vous devez prévoir les solutions pour tous les problèmes que vous pourriez éventuellement rencontrer pendant l'événement.
  • Déléguer : n’hésitez pas à déléguer dès que vous vous retrouvez face à une tache pour laquelle vous n’avez pas les compétences ou la motivation.

Ces conseils, offerts par neuf grandes spécialistes dans l'organisation d'événements, sont conçus pour vous encourager à persévérer dans le domaine de l'événementiel. Ils sont là pour vous aider à anticiper les défis possibles et à vous présenter des solutions adaptées. N'hésitez pas à les contacter ou à consulter leur page Instagram pour plus de détails. Utilisez ces recommandations pour assurer le succès de votre agence et pour surmonter les obstacles professionnels. Nous aimerions exprimer notre sincère gratitude envers les neuf organisateurs d'événements qui ont généreusement partagé leur temps, leur expertise et leurs conseils avec nous afin d’aider les futurs évents planeurs.

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Planification d'événements
Organisation de mariage
Processus de planification
Stratégie de communication
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Attirer de nouveaux clients